Registratúra: Alanata eOffice

Vlastniť správnu informáciu a vedieť v reálnom čase, kde sa táto informácia nachádza, sú základnými predpokladmi pre správne rozhodnutia. Všetky dôležité i bežné každodenné rozhodnutia vychádzajú zo znalosti stavu konkrétnych vecí. Riešenie eOffice pokrýva celú problematiku a požiadavky na efektívne ukladanie i spracovanie neštruktúrovaných informácií uložených v rôznych formách. Môže ísť o dokumenty, e-maily, formuláre ÚPVS a mnohé iné formáty.

Registratúra eOffice ponúka súbor voliteľných, doplnkových modulov pre zjednodušenie vašich procesov.

1. Spracovanie registratúrnych záznamov a spisov

Modul eOffice ERM zabezpečuje systematickú evidenciu všetkých typov dokumentov (papierové dokumenty, elektronické dokumenty, e-maily, elektronické správy ÚPVS), ktoré boli organizácii doručené, boli z organizácie odoslané alebo boli vytvorené interne v rámci činnosti organizácie. Riešenie riadi spracovanie a distribúciu registratúrnych záznamov – od zaevidovania záznamu, jeho pridelenia a zaradenia do spisu, vybavenia poverenými spracovateľmi až po jeho uloženie a vyradenie.
Zároveň poskytuje okamžité informácie o štádiu vybavenia záznamov a spisov, kontroluje dodržiavanie zákonných a interných lehôt na vybavenie záznamu. O blížiacich sa termínoch vybavenia záznamov sú príslušní zamestnanci automaticky notifikovaní e-mailovou správou, vďaka čomu systém pomáha predchádzať nežiaducim situáciám pri nedodržaní interných alebo zákonných lehôt na vybavenie záznamu. Systém eOffice ERM riadi prácu so záznamami a spismi tak, aby oprávnení používatelia mali v každom okamihu k dispozícii všetky aktuálne informácie dôležité pre vybavenie ich agendy.

2. Bezpapierová kancelária

Modul eOffice DSD (Document Scanning & Digitalization) pomáha ozdraviť procesy tak, že všetky firemné dokumenty a súvisiace procesy elektronizuje. Výsledkom je výrazná úspora času a nákladov a zníženie rizík spojených so stratou či zneužitím papierovej formy dokumentov, ako aj zefektívnenie procesov spoločnosti. V praxi to znamená, že každý firemný dokument sa prostredníctvom modulu eOffice DSD naskenuje a elektronická forma dokumentu sa automatizovane priloží k príslušnému registratúrnemu záznamu zaevidovanému v rámci modulu eOffice ERM. Ďalšia práca s dokumentom a s ním súvisiaca agenda už prebieha čisto elektronicky.

Výhodou bezpapierovej kancelárie je napríklad aj výrazná časová úspora v procese distribúcie a schvaľovania dokumentov. To, čo predtým mohol v rovnakom čase robiť iba jeden človek, dnes možno realizovať pomocou ľubovoľne nastaviteľného schvaľovacieho toku. Ak je teda schvaľovateľov viac, všetci dostanú ten istý dokument naraz. Samozrejme elektronicky! Výsledkom je dokument schválený za niekoľko hodín namiesto niekoľkých dní. Zrýchlenie procesu schvaľovania pomôže zlepšiť vybrané biznis procesy spoločnosti. Napríklad už bude možné efektívne sledovať, vyhodnocovať a riadiť platobnú disciplínu. To znamená, že prípady, keď sa faktúra uhradí skôr, ako ste ju formálne schválili, sa už nestanú. Rovnako však viete na jednom mieste sledovať a odhaliť úzke hrdlo pri jednotlivých procesoch a následne rovnako efektívne nastoliť opatrenia, ktoré zabránia tomu, aby bola Vaša agenda vybavená po stanovenom termíne. Elektronické procesy sú zdravé, bezpečnejšie a transparentnejšie, čo zjednoduší spoločnosti cestu za dosahovaním  stanovených cieľov a certifikátmi v kvalite riadenia.

3. Distribúcia záznamov naprieč celou spoločnosťou

Riadený a kontrolovateľný tok informácií v spoločnosti je veľmi dôležitý. eOffice ERM poskytuje funkcionalitu na riadenie celého procesu spracovania a vybavovania papierových, ako aj elektronických záznamov a spisov naprieč celou spoločnosťou.
Systém umožňuje prideľovanie a prijímanie záznamov na každej úrovni organizačnej štruktúry spoločnosti jednotlivo alebo v dávkach. Inteligentný systém používania šablón pre typy záznamov umožňuje definovať distribučné pravidlá pre zjednodušenie manuálnej distribúcie alebo plne automatizovanú distribúciu záznamov.

4. Plánovanie a rozhodovanie

Office ERM poskytuje vedúcim pracovníkom okamžité a presné informácie o aktuálnom stave spracovania registratúrnych záznamov. V rámci organizácie je tak možné flexibilne sledovať a vyhodnocovať dôležité parametre konkrétnej agendy na ktoromkoľvek organizačnom útvare. Riadiaci pracovníci tak majú k dispozícii relevantné informácie, na základe ktorých vedia odhaliť úzke hrdlo v jednotlivých agendách, ktoré ovplyvňujú dôležité biznis procesy v celej spoločnosti, a môžu takto zavčasu zabezpečiť nápravné opatrenia.

5. Výpožičky a nahliadanie do spisov

V procese vybavovania záznamov a spisov je často potrebné získať informácie zo spisov uložených v iných organizačných útvaroch, v registratúrnom stredisku alebo v archíve. eOffice ERM poskytuje množinu funkcionalít na riadenie výpožičných procesov od vytvorenia žiadosti o výpožičku, cez schválenie výpožičky kompetentným pracovníkom až po vydanie a založenie spisov, ktoré sú predmetom výpožičky, vrátane tlače výpožičného lístka alebo reverzu. Systém sleduje stav výpožičky a notifikuje pracovníkov o stave vybavenia žiadosti a prekročení lehoty na vrátenie spisov.

6. Prehľadná práca v registratúrnom stredisku

Riešenie poskytuje súpravu nástrojov na jednoduché a prehľadné uchovávanie záznamov a spisov uložených do ukladacích jednotiek v príručných registratúrach a v registratúrnom stredisku. Zabezpečuje automatizované preberacie konanie z príručných registratúr do registratúrneho strediska a vyraďovacie konanie z registratúrneho strediska vrátane vytvárania potrebných protokolov a návrhov.

Systém eviduje presné uloženie ukladacích jednotiek v rámci príručných registratúr a registratúrneho strediska, čo umožňuje rýchle a jednoduché vyhľadávanie fyzických dokumentov a výrazne zjednodušuje a urýchľuje procesy vyraďovacích konaní.

7. Elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci

Zavedením elektronických schránok a zaručených elektronických podpisov na základe zákona o e-Governmente sa otvára možnosť priamej elektronickej komunikácie s externými subjektmi a orgánmi verejnej moci tak, aby počas celej fázy životného cyklu bolo možné komunikovať a spracovávať informácie výhradne v elektronickej forme.

eOffice GPI (Government Portal Integration) je modul zabezpečujúci integráciu so systémom elektronických schránok Ústredného portálu verejnej správy (ÚPVS). Ich zriadenie je právne upravené zákonom č. 305/2013 Z. z. a vytvára hlavnú komunikačnú bránu medzi informačným systémom organizácie a modulmi ÚPVS. eOffice GPI poskytuje funkcie pre všetky procesy v komunikácii pomocou elektronických schránok. Zabezpečuje príjem a odosielanie elektronických správ cez ÚPVS, evidenciu a spracovanie elektronických správ v rámci interných procesov spoločnosti vrátane vyhotovenia zaručeného elektronického podpisu tak, aby celý proces mohol byť považovaný za plne použiteľný v právnych úkonoch.

8. Riešenie v súlade s legislatívnymi požiadavkami

Modul riešenia eOffice ERM komplexne pokrýva oblasť správy registratúry v súlade s platnou legislatívou SR a je certifikovaným systémom Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Vykazuje zhodu s požiadavkami výnosu č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s „vysokou úrovňou“ hodnotenia. Vysoká úroveň certifikácie predurčuje riešenie eOffice pre nasadenie v spoločnosti bez ohľadu na jej veľkosť, typ a zložitosť obsahu a procesov.

9. Uchovávanie a archivácia informácií

Archivácia elektronických dokumentov je náročný proces, s ktorým sa snaží každá organizácia vyrovnať tak, aby uložené dokumenty v rámci rôzneho časového obdobia stále spĺňali požiadavky na dostupnosť, jednoznačnosť, dôveryhodnosť a auditovateľnosť.

Riešenie archivácie elektronických dokumentov naprieč celou organizáciou je možné pomocou archívu, ktorý nezávisle od zdroja dokumentov pokrýva všetky procesy potrebné na dôveryhodné archivovanie elektronických dokumentov. Pri návrhu a vývoji modulu eOffice ERM sme mysleli aj na tieto procesy a požiadavky našich zákazníkov. Práve preto sme pri vývoji riešenia vychádzali z požiadaviek referenčného systému OAIS (Open Archival Information System), na základe ktorého poskytuje modul eOffice ERM v rámci procesu vyraďovacieho konania všetky potrebné výstupy pre archivačné systémy, ktoré spĺňajú štandardy OAIS. eOffice ERM je takto ľahko a bez potreby dodatočných investícií integrovateľný na už existujúce riešenia či už dlhodobých, alebo dôveryhodných archívov tretích strán, ktoré majú naši zákazníci nasadené v produkčnej prevádzke.

eOffice ako softvérový produkt samozrejme disponuje aj vlastným riešením dlhodobej archivácie elektronických dokumentov.

eOffice LTA (Long Time Archiving) je riešenie rovnako vyvinuté v spoločnosti Alanata, ktoré je plne založené na štandardoch OAI S a umožňuje rozsiahlu implementáciu archivačných procesov a politík podľa požiadaviek organizácie. eOffice LTA je samostatný produkt zabezpečujúci dostupnosť elektronických dokumentov tak, aby požiadavka na existenciu dokumentov bola zachovaná v celom rozsahu a aby archivovaný dokument bol počas celého svojho životného cyklu nemenný. Pri dlhodobom ukladaní elektronických dokumentov poskytuje eOffice LTA dôležité informácie o každej činnosti archívu a vykonaných operáciách v archíve, čo zabezpečuje nespochybniteľnosť operácií archívu a jeho obsahu. eOffice LTA je riešenie dlhodobého archívu, ktorý pomocou štandardizovaných archívnych procesov v plnej miere poskytuje služby:

• validácia vstupných formátov elektronických dokumentov
• zabezpečenie proti zmene a zámene
• opatrenie dokumentu časovou pečiatkou
• vytvorenie archívneho elektronického podpisu
• proces opätovného podpisu pre udržateľnosť
• overiteľnosti elektronických podpisov
• periodická kontrola digitálnych objektov v archíve
• vytváranie archívnych balíkov

10. Vysoká úroveň bezpečnosti

Veľkou pridanou hodnotou systému eOffice je bezpečnosť uložených dokumentov a riadený prístup k dátam. Pracovné zmluvy, objednávky, faktúry, interné smernice, e-mailová komunikácia a iné dokumenty môžu byť uložené v jednom systéme a používateľ môže pracovať s dokumentmi iba v prípade, ak má na dané operácie oprávnenia.